Деловой этикет на «удаленке»
Как общаться с коллегами и клиентами в мессенджерах и эффективно проводить онлайн-встречи
Деловой этикет — это набор правил и норм, регулирующих взаимодействие в профессиональной среде, соблюдение которых позволяет создавать доверительные и продуктивные рабочие отношения. ИТ-специалисты. Сейчас все больше ИТ-специалистов работает в распределенных командах, поэтому появились новые принципы делового этикета для удаленного общения.
Полина Агеева
Маркетолог
Автор статьи
Зачем нужен деловой этикет в ИТ
Принято считать, что в ИТ все давно перешли на неформальное общение, а деловой этикет остался в прошлом. На самом деле этикет никто не отменял, просто некоторые правила трансформировались.
Соблюдение принципов делового этикета помогает:
Соблюдение принципов делового этикета помогает:
- Избегать конфликтов, а в случае их возникновения — быстрее находить компромиссы.
- Эффективно вести переговоры с заказчиками.
- Быстрее находить решения сложных задач совместно с коллегами.
Основные принципы делового этикета
- Вежливость и уважение. В ИТ, как и в любой другой сфере, важно проявлять уважение к коллегам и партнерам. Соблюдение личных границ, умение прислушиваться к мнению коллег и делиться знаниями значительно повышает эффективность команды.
Представьте, что вы на совещании, где обсуждается важный проект, и один из участников постоянно перебивает коллег, не давая им высказать свои идеи или предложения. Это не только мешает конструктивному диалогу, но и вызывает раздражение у остальных членов команды.
- Эмпатия. Способность понимать потребности и чувства других людей помогает выстраивать более продуктивные рабочие отношения. В команде ИТ-специалистов это важно, так как большинство проектов — это совместная работа над сложными задачами.
- Пунктуальность. Соблюдать сроки и не опаздывать на встречи — это показатель вашего профессионализма. В условиях, когда каждая минута работы над проектом может быть на счету, пунктуальность приобретает особое значение.
- Ответственность. Когда вы качественно и в срок выполняете свои задачи, другие участники команды понимают, что на вас можно положиться и вы не станете тем человеком, из-за которого будет провален проект.
- Открытость и честность. Открытость в общении с клиентами способствует формированию долгосрочных партнерских отношений. Команды, которые могут свободно делиться мыслями, часто приходят к более креативным решениям, а честное обсуждение ошибок и недочетов позволяет команде быстрее находить решения и предотвращать их повторение.
- Толерантность. Уважение к разнообразию мнений и убеждений коллег, независимо от их национальности или вероисповедания, помогает создавать гармоничную рабочую среду.
В коллективе, где соблюдаются правила этикета, сотрудники чувствуют себя более уверенно, что положительно сказывается на их мотивации и производительности.
Деловой этикет в цифровом пространстве
С переходом на «удаленку» деловой этикет приобрел новые формы. Теперь он включает в себя правила общения в мессенджерах и проведения онлайн-встреч.
Правила общения в мессенджерах
- Отвечайте оперативно. Не оставляйте сообщения непрочитанными или неотвеченными, даже если не можете быстро дать подробную обратную связь. В таком случае напишите, через какое время сможете вернуться с конкретным решением.
- Пишите всю информацию сразу в одном сообщении. Хуже нет, когда кто-то прислал «Привет» и молчит.
- Не отправляйте сообщения в нерабочее время. При этом желательно учитывать часовой пояс, в котором живет человек, которому вы пишите. Ведь когда в Москве еще только 17.30, в Барнауле уже укладывают детей спать.
- Прежде чем записать голосовое сообщение, спросите, удобно ли будет его прослушать. Если используете аудиосообщения, коротко прописывайте текстом, о чем там говорится.
- Используйте профессиональный тон и избегайте личных тем в рабочих чатах. Для мемов и котиков всегда можно создать отдельный чат-флудилку.
- В общении с клиентом старайтесь не использовать технические термины. Если приходится это делать, объясняйте их значение. Подавайте информацию так, чтобы человек без специальных знаний все легко понял.
Совет: когда начинаете работать с клиентом, узнайте у него предпочтительные каналы связи. Кому-то удобнее общаться в Telegram, кому-то — в WhatsApp, а кому-то вообще — через электронную почту. Договоритесь с клиентом заранее об удобном способе коммуникации.
Правила поведения на онлайн-встречах
- Не опаздывайте!
- Готовьтесь к встрече заранее, чтобы она была действительно продуктивна.
- Обеспечьте чистый фон и аккуратный внешний вид. Не смотря на то, что вы общаетесь из дома, пижаму лучше сменить на что-то более официальное и застелить постель, если она попадает в кадр.
- Отключайте микрофон, если не говорите, чтобы посторонние шумы не отвлекали коллег.
- Внимательно слушайте и задавайте уточняющие вопросы, чтобы не возникло недопониманий.
- Не задавайте вопросы не по теме и не уводите диалог в сторону от основной темы — уважайте время коллег.
Совет: если вы планируете длительную встречу, включите в нее небольшие перерывы, например, на 5 минут каждые 40 минут. Это поможет участникам не уставать и сохранять концентрацию.
Заключение
Деловой этикет — это не просто формальные правила, а инструмент для создания гармоничной и продуктивной рабочей среды. В ИТ-индустрии, где взаимодействие с коллегами и клиентами происходит часто и в разных форматах, соблюдение этикета помогает поддерживать высокий уровень профессионализма и успешно реализовывать проекты.
Попробуйте внедрить хотя бы один из этих советов уже сегодня и посмотрите, как это повлияет на ваше взаимодействие с коллегами. Начните с маленького — и увидите, как гармонично начнут выстраиваться ваши рабочие отношения!
Попробуйте внедрить хотя бы один из этих советов уже сегодня и посмотрите, как это повлияет на ваше взаимодействие с коллегами. Начните с маленького — и увидите, как гармонично начнут выстраиваться ваши рабочие отношения!